Viết nhật ký không chỉ là một hình thức tự sự mà nó còn là một phương pháp để giúp tăng hiệu suất làm
việc.
Một nghiên cứu của trường Harvard Business chỉ ra rằng những nhân viên được khuyến khích viết về trải
nghiệm của họ vào cuối ngày làm việc hiệu quả hơn so với những người khác.
Nhiều nhà nghiên cứu và những người tư duy nổi tiếng đã được biết đến là đã duy trì các cuốn nhật ký
chi tiết để giúp họ
sắp xếp suy nghĩ và ghi lại những kết quả. Ngoài việc là một cái hộp ký ức, những cuốn nhật ký này
cung cấp rất nhiều
thông tin về cách một người có thể cải thiện bản thân và trở nên giỏi hơn trong công việc của họ.
- I. Nhật ký công việc là gì?
- II. Những lợi ích của việc viết nhật ký công việc
- 1. Cải thiện kỹ năng quản lý thời gian
- 2. Nâng cao năng suất làm việc
- 3. Theo dõi đánh giá hiệu suất dễ dàng
- III. Viết nhật ký công việc như thế nào cho hiệu quả?
- IV. Viết nhật ký công việc với Under Trees
I. Nhật ký công việc là gì?
Nhật kí công việc thực chất chỉ đơn giản là một bản liệt kê (thường là theo thứ tự thời gian) tất cả các công việc đã làm.
Nếu bạn đã đi làm, một số công ty sẽ yêu cầu bạn làm cái này, nó đơn giản là một bảng mà bạn cần phải điền vào các thông tin như: số thứ tự, tên việc, thời gian từ lúc nào đến lúc nào, kết quả ra sao, ghi chú thêm các kiểu,... Doanh nghiệp sẽ sử dụng cái này để đánh giá hiệu quả làm việc của bạn.
Trong bài viết này thì mình không nói nhiều đến hình thức trên mà chỉ nói về nhật ký công việc kiểu cá nhân tự giác viết, không ai ép buộc. Như vậy chúng ta sẽ viết trung thực hơn :D
II. Những lợi ích của việc viết nhật ký công việc
1. Cải thiện kỹ năng quản lý thời gian
Một trong những lợi ích chính của việc duy trì viết nhật ký công việc là nó giúp bạn quản lý thời gian hiệu quả hơn. Bằng cách ghi lại các nhiệm vụ khi bạn thực hiện, bạn sẽ hiểu rõ mình dành bao nhiêu thời gian cho mỗi hoạt động. Thông tin chi tiết này cho phép bạn ưu tiên các nhiệm vụ, phân bổ nguồn lực một cách hiệu quả và loại bỏ các yếu tố gây lãng phí thời gian.
2. Nâng cao năng suất làm việc
Khi viết ra những việc cần làm bạn sẽ có cái nhìn tổng quan rõ ràng về nhiệm vụ của mình, bạn sẽ dễ dàng sắp xếp và ưu tiên từng nhiệm vụ, tránh bỏ sót. Kết hợp với việc quản lý thời gian tốt hơn, năng suất làm việc của bạn sẽ được nâng lên đáng kể.
3. Theo dõi đánh giá và cải thiện hiệu suất
Khi nhìn lại nhật ký công việc của mình bạn sẽ có thể đánh giá hiệu suất làm việc của bản thân, tìm ra các điểm cần cải thiện để theo dõi và khắc phục.
4. Sổ tay kinh nghiệm
Nhật ký công việc còn có thể sử dụng như một sổ tay kinh nghiệm để tham chiếu khi cần. Mỗi khi xử lý được những vấn đề khó khăn, bạn có thể viết lại cách mình đã giải quyết và trong tương lai khi gặp vấn đề tương tự bạn sẽ có thể tra cứu lại giải pháp tức thời. Đừng nghĩ rằng bạn đã làm được một lần thì bạn sẽ không quên, tin mình đi, không ghi lại bạn sẽ sớm quên thôi.
III. Viết nhật ký công việc như thế nào cho hiệu quả?
1. Hãy nhất quán
Sự nhất quán mà mình muốn nói đến ở đây là ở cả 2 khía cạnh: lịch trình và nội dung.
Đầu tiên, về lịch trình - đơn giản là bạn nên viết đều đặn hay chí ít là theo một lịch trình rõ ràng. Điều này sẽ giúp bạn hình thành thói quen viết nhật ký công việc. Nếu bạn buông thả bản thân, thích thì viết không thích thì nghỉ, sớm muộn bạn sẽ bỏ qua việc viết nhật ký cho mà xem.
Về mặt nội dung, tính nhất quán thể hiện ở chỗ bạn sẽ viết cái gì. Đừng chỉ viết ra những gì đang hiện hữu trong đầu, hãy chuẩn bị sẵn một bản mẫu những vấn đề / câu hỏi / đề mục cần viết (ví dụ: tên công việc, giải pháp đã làm, kết quả thế nào, cần làm gì để cải thiện,...) và luôn luôn viết theo mẫu đó để tránh bỏ sót thông tin.
2. Viết chi tiết
Mô tả càng chi tiết các nhiệm vụ càng tốt. Điều này sẽ giúp bạn hình dung tất cả những việc cần làm để hoàn thành nhiệm vụ của bạn. Nói cách khác là khi viết chi tiết về nhiệm vụ thì bạn cũng đã đang phân tích chính nhiệm vụ đó, giúp bạn hiểu sâu hơn từ đó tìm ra giải pháp hoàn thành nhanh hơn, thấu đáo hơn.
Tất nhiên, quá trình thực hiện, kết quả cuối cùng cũng cần được viết một cách chi tiết. Vừa là hệ thống lại vừa là lưu lại kinh nghiệm cho tương lai.
3. Viết về cảm xúc
Không ai nói rằng nhật ký công việc là sẽ phải khô khan và giới hạn trong các vấn đề: nhiệm vụ là gì, deadline lúc nào, kết quả ra sao... Bạn có thể và NÊN viết về cả những cảm xúc của bạn trong quá trình hoàn thành các nhiệm vụ đó. Ghi lại hay dán nhãn cảm xúc như vậy sẽ giúp bạn tìm ra được các mô típ cảm xúc và sự liên quan của nó với các nhiệm vụ được giao - và biết đâu bạn sẽ khám phá ra thêm những điều mới thú vị.
4. Thường xuyên review
Dành thời gian để xem xét và phân tích nhật ký công việc của bạn thường xuyên cho phép bạn xác định các mẫu của sự thiếu hiệu quả và thực hiện các điều chỉnh sáng suốt cho quy trình làm việc của mình.
IV. Viết nhật ký công việc với Under Trees
Mặc dù Under Trees không phải là ứng dụng chuyên cho việc viết nhật ký công việc (nó không hỗ trợ các chức năng như theo dõi tiến độ, thống kê thời gian,...) nhưng viết nhật ký công việc với Under Trees cũng là chuyện nhỏ. Bạn có thể tạo riêng một cuốn nhật ký dành riêng cho công việc với Under Trees. Cuốn nhật ký này sẽ chỉ dành viết riêng về các vấn đề công việc, như vậy bạn sẽ tập trung hơn, tránh bị sao nhãng bởi các vấn đề cá nhân khác.
Tải về cho Android Tải về cho iOS
